Den Rohertrag fest im Blick – Teil 2

Auch wenn die Führung von Apotheken oft „aus dem Bauch heraus“ erfolgt, und bei etlichen Apotheken auch so funktioniert, benötigt man für eine sinnvolle Steuerung des Unternehmens eigene Kennzahlen. Diese werden üblicherweise monatlich in Form von betriebswirtschaft- 38 LAV Nachrichten 3 | 2018 Finanzenlichen Auswertungen, sogenannte BWAs mit Summen- und Saldenlisten vom Steuerberater dem Unternehmer überlassen. Hieraus sind Veränderungen an Kostenstrukturen im Vorjahresvergleich erkennbar. Bei der Beurteilung der Zahlen sind die Abweichungen zum Vorjahr, insbesondere in der Position Wareneinsatz und Rohertrag, unerlässlich. Leider sind die betriebswirtschaftlichen Auswertungen häufig genau in dieser Position ungenau oder sogar falsch. Je nach Buchungssystem und auch Vollständigkeit der Unterlagen kann es zu erheblichen Abweichungen und somit zu Fehlinterpretationen seitens des Inhabers, möglicherweise aber auch der finanzierenden Banken kommen.

Richtigerweise müssen monatlich alle Einnahmen und Ausgaben der Apotheke, die diesen Monat betreffen, gebucht werden. Egal, ob die Zahlungen im selben Monat erfolgen oder auch zeitversetzt erst später. Noch nicht erfolgte Zahlungen werden als Forderungen und Verbindlichkeiten gebucht.

Um die unterschiedlichen Mengen zwischen Wareneinkauf und Warenverkauf richtig abzubilden, muss auch die Inventur monatlich gebucht werden. Nur so ist es möglich, den tatsächlichen Rohertrag abzubilden.

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Häufig kommt es vor, dass Rezepte über den Monatswechsel liegen bleiben. Auch das hat Auswirkungen. Es fehlt Umsatz im laufenden Monat. Der Rohertrag ist verfälscht. Den gleichen Effekt gibt es, wenn beispielsweise Privatpatientenrechnungen oder auch Rechnungen für Altersheime zeitversetzt geschrieben werden.

Will man korrekte Zahlen, ist es erforderlich die Forderungen zum Monatsende festzuhalten und dem Steuerbüro zur Verfügung zu stellen. Im Beispiel oben würde sich der Rohertrag fälschlicherweise um drei Prozent verschlechtern. Dasselbe gilt für offene Verbindlichkeiten, auch wenn eine Bezahlung der gelieferten Ware erst in ein paar Monaten fällig wird. Die Ware ist im Haus, erfasst und hat den Inventurbestand erhöht. Die offene Rechnung muss gebucht werden. Im Beispiel würde sich der Rohertrag um 5,8 Prozent verbessern!

Eine regelmäßige Überwachung der Entwicklung des Rohertrages und somit auch der Unternehmenssteuerung ist nur möglich, wenn alle Buchungen zeitlich korrekt erfolgen!